De samme spørsmålene gjentas. De samme feilene gjøres om og om igjen.
Informasjon ligger i Slack-tråder og e-postkonversasjoner. Altfor ofte bare i folks minner.
Hvis du kjenner deg igjen her, vet du allerede hva som kommer. Prosjektet er på vei inn i kaos. Leveransen risikerer å bli forsinket. Og frustrasjonen i teamet vokser for hver dag som går.
Når kaoset nærmer seg
Det begynner snikende. En deadline som flyttes fram litt. Et møte hvor ingen egentlig ser ut til å vite hva som gjelder. Noen i teamet som spør om noe dere allerede diskuterte for to uker siden.
Så eskalerer det.
Kunden begynner å sende bekymrede e-poster. Teamet stiller de samme spørsmålene om og om igjen fordi svarene aldri ble dokumentert. Du selv ligger våken om nettene og prøver å holde alt sammen i hodet.
Og et sted der, i den følelsen av at alt holder på å gli ut av hendene, innser du: Dette prosjektet er på vei til å spore helt av.
Men hva gjør du med det?
Det finnes en vei ut – men den krever handling nå
I dette tilfellet kan du begynne med å ta et dypt pust.
Pust inn… pust ut.
For dette går an å fikse. Men ikke ved å jobbe enda hardere eller legge inn enda flere overtidstimer. Det fikser du ved å ta kontroll over situasjonen – før den sporer helt av.
Det som trengs er ikke magi. Det er struktur. Og det kan gjøres i tre konkrete steg.
Steg 1: Få en oversikt
Det første du må gjøre er å ta et skritt tilbake og se helheten. Slutt å løpe rundt og slukke branner for en stund. Sett deg ned og begynn med sluttdestinasjonen.
Hvor skal dere? Hvordan ser målet egentlig ut?
Når du vet det, kan du begynne å jobbe bakover. Hva trengs for å nå dit? Hvilke byggesteiner må være på plass?
Nå blir det interessant: Gjør en kartlegging.
Hvilke ting har dere allerede på plass? Hvilke har dere ikke? Noen deler er kanskje halvferdige eller ferdige, men trenger justeringer. Det viktige her er å forstå hvor dere befinner dere akkurat nå, ikke hvor dere ønsker at dere var.
Med den oversikten i hånden kan dere begynne å prioritere og planlegge veien framover. Og dere kan gjøre det på en effektiv måte – uten å måtte rive opp alt som allerede er gjort.
Steg 2: Dokumenter og tydeliggjør
Nå som du vet hva som må gjøres, er det på tide å skape strukturen som gjør at det faktisk blir gjort. Dette steget handler om å skape klarhet.
Begynn med å dokumentere prosessene. Ikke for å skrive dokumentasjon for dokumentasjonens skyld, men for at alle i teamet skal vite hvordan ting skal gjøres. Neste gang noen stiller spørsmålet «hvordan gjorde vi dette sist?» skal svaret finnes dokumentert.
Så må dere tydeliggjøre kommunikasjonsveiene. Hvem er nærmeste person å kontakte om X? Hvem skal jeg høre med om Y? Hvis jeg kjører fast med Z, hvem henvender jeg meg til da?
Når disse spørsmålene har tydelige svar, slutter informasjon å sitte fast i Slack-tråder og enkeltpersoners hoder. I stedet begynner den å flyte dit den trengs.
Siste delen av dette steget: Dokumenter hvem som gjør hva. Og når noe blir ferdig, dokumenter hvordan det ble løst. Dette er ikke micromanagement – det er å bygge institusjonell hukommelse slik at kunnskapen blir værende selv når folk drar på ferie eller slutter.
Steg 3: Følg opp individuelt og i gruppe
Nå har du oversikten. Du har dokumentert prosessene og skapt tydelige kommunikasjonsveier. Men ingenting av dette spiller noen rolle hvis folk ikke vet hva de konkret skal gjøre akkurat nå.
Derfor må du følge opp, både i gruppe og individuelt.
Hvem har ansvar for A? Har hen alt som trengs for å gjøre det? Hvis ikke, hva og fra hvem må hen få noe før det kan fullføres?
Dette handler ikke om å dobbeltsjekke alt folk gjør. Det handler om å sørge for at hver person i teamet har det de trenger for å lykkes med sitt oppdrag. Og å identifisere blokkeringer før de blir problemer.
Når du gjør dette konsekvent, skjer noe fantastisk: Folk slutter å måtte gjette. De vet hva som forventes. De vet hvem de skal snakke med. Og de kan begynne å jobbe mer selvstendig.
Hva skjer så?
Resultatet av denne «ta tyren ved hornene»-håndteringen blir ikke bare at du redder dette prosjektet og tar det i mål.
Ved å skape de nødvendige prosessene og gjøre rammene og veiene mellom ulike personer tydeligere, vil du kunne levere prosjekter raskere, tydeligere og enklere.
Gang på gang.
Til slutt vil ting sitte så godt at teamet kan jobbe mer og mer selvstendig. Og når ting blir mer selvgående, trenger ikke alle prosjekter å stå og falle med enkeltpersoner.
Da har du gjort firmaet ditt til et selvspillende piano. Liksom.
Og da har du frigjort tid for deg selv og andre viktige spillere på laget. Tid som kan brukes til strategisk arbeid, forretningsutvikling, eller rett og slett til å slippe å jobbe kvelder og helger for å holde prosjekter flytende.
Begynn med dette
Neste gang du kjenner igjen symptomene – de samme spørsmålene, de samme feilene, informasjon som bare finnes i folks hoder – ikke få panikk.
Ta et dypt pust.
Så begynner du med oversikten. Hvor skal vi? Hva trengs? Hva har vi?
Resten følger derfra.
For det er forskjellen mellom bedrifter som konstant kjemper mot kaoset og bedrifter som leverer prosjekter smidig: De sistnevnte har skapt systemene som gjør at kaoset aldri får fotfeste.
Og det begynner med å faktisk ta seg tid til å skape disse systemene – før neste prosjekt sporer av.
