Møter kan være et tidssluk, men de kan også være nøkkelen til å løse problemer og føre prosjekter videre. Men hvordan unngår du tidssluker og lager effektive møter?
Møtekultur i en bedrift reflekterer hvordan teamet samhandler og løser oppgaver, og danner kjernen i bedriftskulturen.
Tenk på hvordan det ville føles å gå ut fra hvert møte med en følelse av prestasjon og klarhet, å vite at hver deltaker har bidratt og at møtet førte dere nærmere målene deres.
For å skape en møtekultur som er både effektiv og inkluderende, starter det med planlegging og strukturering av møteteker.
Du vil sikre at hvert møte har en klar hensikt og at alle forberedelser er gjort for å ta gode beslutninger.
Det er bra å ha i bakhodet at ikke alle trenger å være til stede for alle saker; å velge ut hvem som skal delta basert på temaet kan spare tid og energi for alle involverte.
Forberedelsene er avgjørende i effektive møter
Før et møte kan du øke sjansene for suksess betraktelig ved å gjøre gode forberedelser.
En nøye planlagt møteagenda og klare ansvarsroller, sammen med passende verktøy og materiell, legger fundamentet for en effektiv møtekultur.
Definere målet og lag en agenda
For å sikre at møtet ditt blir produktivt, begynn med å definere et klart mål med møtet.
Spør deg selv hva du ønsker å oppnå, og hvordan dette møtet kan hjelpe deg og din bedrift fremover.
Når målet er fastsatt, er neste trinn å lage en detaljert agenda.
En god agenda inkluderer spesifikke punkter som skal dekkes, og tidsrammer for hvert av dem. Dette hjelper deltakerne med å forstå formålet med møtet og hvordan de kan forberede seg.
- Mål: Trenger du å generere ideer, ta en beslutning, eller dele informasjon?
- Agenda: Hvilke temaer skal diskuteres, og hvem er ansvarlig for hvert punkt?
Valg av møteleder og ansvarsroller
Valg av møteleder er essensielt.
Møtelederen skal ha evnen til å holde diskusjonene fokusert og sørge for at målene dere har satt blir nådd.
Det er også viktig å klarlegge ansvarsroller blant deltakerne for å fordele arbeidet og skape et miljø der alle vet hva som forventes av dem.
- Møteleder: Hvem kan lede møtet effektivt og sørge for aktiv deltakelse?
- Ansvarsroller: Hvem tar notater, hvem følger opp vedtak, og hvem håndterer evt. tekniske spørsmål?
Tekniske verktøy og materiell
Å sørge for at de riktige tekniske verktøyene er på plass og fungerer, er en viktig del av møteforberedelsene.
Dette kan inkludere konferansesystemer, presentasjonsverktøy, eller samarbeidsplattformer.
Sørg også for at alt materiell, som dokumenter eller presentasjoner, er tilgjengelig for deltakerne på forhånd.
- Verktøy: Har du testet konferansesystemet og sørget for at alle deltakere har tilgang?
- Materiell: Er alle dokumenter delt ut, og finnes alle nødvendige hjelpemidler til stede?
Gjennomføring av effektive møter
Når du skal gjennomføre et møte, er det viktig å ha fokus på tidseffektivitet, klar kommunikasjon, og sikring av at alle beslutninger blir riktig dokumentert og fulgt opp.
Åpningen og etablering av samtalen i effektive møter
I starten av møtet er det viktig å være tydelig på hensikten og målene for møtet.
Presenter agendaen og gi rom for en kort introduksjonsrunde om det er nye møtedeltakere.
Dette setter tonen for møtet og hjelper alle å være mentalt tilstede for diskusjonen.
Det er også effektivt å kort nevne møtets forventede varighet. Playmakerne gir noen gode tips om å dele opp møteagendaen for å skape mer relevante og effektive møter.
Styring av diskusjon og tidsbruk
For å føre diskusjonen effektivt trenger du som møteleder å styre både tiden og turtaking.
Hvis det er mulig kan du sette av en bestemt tidsramme for hvert agendapunkt og være aktiv i å holde møtedeltakerne innenfor disse grensene.
Dette kan være utfordrende, men ved å oppfordre til konstruktiv kommunikasjon og redusere avsporinger, sikrer du et mer produktivt møte.
Det er også nyttig å ha en person til å ta notater underveis for å fange opp viktige punkter og beslutninger.
Dokumentasjon og oppfølging av beslutninger
Etter at beslutninger er tatt, må disse dokumenteres klart.
Notatene bør inneholde hva som ble besluttet, hvem som er ansvarlig for oppfølgingen, og frister.
Etter møtet sendes referatet ut til alle deltakerne slik at alle har en felles forståelse av hva som er avtalt.
Det å ha gode møtenotater er vesentlig for kontinuerlig forbedring av møtekulturen og sikrer at ingen informasjon går tapt. Forskning.no understreker viktigheten av kontinuerlig evaluering for å forbedre dine møter og kontinuerlig lage effektive møter.
Etterarbeid og oppfølging
Etter møtet er det viktig for produktiviteten å sikre god etterarbeid og effektiv oppfølging. Dette kan avgjøre om tiden din i møtet var vel verdt det, eller om det bare var en prat.
Møtereferat og deling av informasjon
Et godt møtereferat gjør det enkelt å gå tilbake og se hva som faktisk ble sagt og bestemt i møtet.
Du som er ansvarlig for referatet må sørge for at det er kortfattet og at det fanger opp hovedpunktene.
En eksempel på opplegg til referatet:
- Oversiktlig formatering: Bruk punktlister for å oppsummere diskusjoner og beslutninger.
- Klar fordeling av oppgaver: Fremhev oppgaver og tilknytt ansvarlig person i fete bokstaver.
Når referatet er klart, del det raskt med alle deltakere slik at hver enkelt vet hva som forventes av dem fremover. Du kan med fordel bruke en digital deling av referatet – da kan du både oppdatere referatet hvis det er behov, og de andre deltakerne kan kommentere direkte i dokumentet.
Både Office 360 og Google Docs gir deg muligheten til å dele dokument, selv om jeg foretrekker Craft til å lage og dele dokumenter.
Tilbakemeldinger og forbedringer for fremtidige møter
For å kontinuerlig forbedre møtene dine, er tilbakemeldinger fra deltakerne uvurderlige.
De kan gi deg innsikt i hva som fungerer godt og hvilke områder som trenger justering.
Her er et par måter å innhente dette på:
- Anonyme undersøkelser: Send ut en kort, anonym undersøkelse for ærlige tilbakemeldinger.
- Åpen dialog: Oppfordre til en kort, åpen diskusjon ved slutten av møtet for direkte tilbakemeldinger.
Bruk så disse tilbakemeldingene til å lage en klar plan for hvordan dere kan øke verdien og produktiviteten i fremtidige møter.
Kultur og atferd i møter
Når du deltar på møter, er kulturen og atferden like viktig som selve agendaen.
En positiv møtekultur oppmuntrer til samarbeid, mens effektiv håndtering av utenomsnakk og uenighet holder møtet på rett kurs.
Fremme en konstruktiv møtekultur
For å fremme en konstruktiv møtekultur, er det bra å starte med å sette klare forventninger og mål.
Det er viktig at alle forstår sin rolle og hvordan de kan bidra.
Bruk humor og positivt kroppsspråk for å skape et hyggelig miljø som oppfordrer til samspill.
For eksempel:
- Smil: Et smil kan raskt varme opp atmosfæren.
- Åpen holdning: Vis at du er åpen for ideer gjennom ditt kroppsspråk.
Håndtering av utenomsnakk og uenighet
Utenomsnakk kan være forstyrrende. Derfor er det viktig å veilede samtalen tilbake til emnet med takt og oppmerksomhet.
Når det oppstår uenighet, erkjenn forskjellige synspunkter. Bruk de som en mulighet til å utforske alternative løsninger.
- Vær oppmerksom på tegn på avsporing. For eksempel, hvis noen ofte sjekker klokken, kan det være et tegn på at fokus ikke lenger er på innholdet i møtet.
- Bruk direkte, men vennlige, innspill for å komme tilbake til poenget.
Ved å fokusere på god møtekultur og atferd, blir møtene dine mer produktive og mindre tidkrevende. Dette legger opp til en god flyt og effektive møter.
